Projektitoimisto muodostaa yleisesti sovellettavat periaatteet, menetelmät ja mallit erilaisten projektien hallinnointia, raportointia ja toteutusta varten. Yhdenmukaisten toimintamallien ansiosta päälliköt pystyvät helpommin ja tehokkaammin toimimaan projektipäälliköinä. Myös uudet projektipäälliköt pääsevät työhön sisään entistä nopeammin. Projektinhallintamallien kehittäminen mahdollistaa yhdenmukaisten osien uudelleenkäytön ja keskitetyn kehittämisen. Näin säästetään kokonaiskustannuksia, aikaa ja panostuksia varsinaiseen liiketoimintaan.
Projektitoiminnan tärkeät roolit ja hatut
Omistaja tai toimeksiantaja – Henkilön tehtävänä on rajata projekti ja määrittää yksittäisen ohjelman / projektin eri osat, jotka tuottavat odotettuja tuloksia. Omistajalla on oltava riittävä tietämys ja näkemys erilaisten kehittämisprojektien hoitamisesta, jotta hän pystyy tekemään tietoon perustuvia oikeita päätöksiä. Projektin omistaja on vastuussa projektin liiketoiminnallisesti perustelusta eli ns. Business Casesta.
Ohjelmajohtaja / Projektijohtaja – On ohjelman / projektin varsinainen vetäjä ja yleensä vastuussa ohjelman / projektin epäonnistumisesta tai onnistumisesta. Hän toimii kaikkien ohjelman / projektitiimien jäsenten motivoijana ja ohjaajana. Tekniikkapainotteisissa projekteissa henkilö on yleensä tekniikasta vastaavan yksikön tai osaston ylintä johtoa.
Projektipäällikkö – Projektipäällikkö on vastuussa koko tiimin hallinnoinnin johtamisesta ja jäsenten toiminnan yhteensovittamisesta päivittäin. Samalla projektipäällikkö laatii suunnitelmat suoritettavista toiminnoista samoin kuin selvästi määritellyt aikarajat, joiden puitteissa projektin on edettävä ja valmistuttava.
Projektitiimi – Projektitiimi koostuu varsinaisia tehtäviä suorittavista henkilöistä. Tehtävistä saadaan tuloksia projektipäällikön ennalta määrittämien tavoitteiden mukaisesti.
Projektitoimiston keskeisiä vastuita
- Projektitoimisto määrittää projektille hallinnointimenettelyt, mutta on varmistettava, että tiimi myös noudattaa niitä. Tämä tapahtuu johdonmukaisten projektin arviointimenetelmien avulla. Näin saadaan palautetta myös projektin edistymisestä.
- Projektitoimisto pitää kirjaa eri projektien edistymisestä kultakin projektipäälliköltä vastaanotettujen tilannekatsausten tai projektipäällikköjen projektisalkkuun keskitetysti päivittämien tietojen pohjalta. Tietojen keräämisessä ja esittelyssä liikkeenjohdolle raporttimuodossa noudatetaan vakioistettuja menetelmiä. Tiedot kerätään yleensä projektikohtaisille edistymis- tai tilannekuvaraporteille. Niiden avulla voidaan yksinkertaisesti seurata edistymistä ja luodaan näkemys tarvittavista ohjausliikkeistä.
- Monissa organisaatioissa projekteja hoitavat tai toteuttavat työntekijät eivät välttämättä ole saaneet riittäviä valmiuksia projektinhallintaan. Siksi projektitoimistolla on tärkeä tehtävä tuen tarjoamisessa tälle henkilöstöryhmälle.
- Projektitoimisto voi haluttaessa tuottaa projektisalkun raporttien analyysejä ja yhteenvetoja.
- Projektitoimisto voi osallistua projektin onnistumisen arviointiin sekä myöhempään jälkiarviointiin.
- Projektitoimistolla on mahdollisuus projektisalkun kautta tuottaa edellytyksiä projektien resurssienhallintaan.
- Projektisalkku on tärkeä viestinnän väline ja projektitoimisto voi valmistella viestintää varten erilaisia yhteenvetoja ja tilannekatsauksia.
- Projektitoimiston tulisi aktiivisesti osallistua projektisalkun kokonaisriskien arviontiin ja hallintaan.
- Projektitoimiston vastaa projektisalkunhallinnan työvälineistä ja niiden aktiivisesta kehittämisestä omassa organisaatiossaan.
