Resurssipula vaivaa tällä hetkellä useita toimialoja ja resurssien hallinnasta on tullut yhä tärkeämpi kyvykkyys ja osa yrityksen toiminnan suunnittelua. Resurssisuunnittelu on salkunhallinnan ytimessä ja sen hyödyt tulevat esille erityisesti monisalkunhallintatilanteessa. Resursointi voi olla pullonkaulana useassa eri funktiossa ja salkut antavat näkyvyyttä resurssipullonkauloille. Resursointityökalun merkitys korostuu etenkin projektisalkun, priorisoinnin, strategisen päätöksenteon, läpinäkyvyyden ja vertailtavuuden kohdalla.
Kolmannessa salkunhallinnan artikkelissa pureudutaan tarkemmin monisalkunhallintaan ja sen hyötyihin. Lisäksi pohditaan resurssisuunnittelun ja muutosjohtamisen tärkeyttä salkunhallinnan käyttöönoton yhteydessä.
Monisalkunhallinta tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan tietojen keskittämistä
Yksinkertaisuudessaan monisalkunhallinta tarkoittaa useamman eri salkun yhtäaikaista hallintaa ja näiden tietojen keskittämistä yhteen paikkaan. Tyypillisiä salkkuja voisi olla esimerkiksi projektisalkku, R&D-salkku, palvelusalkku, riskisalkku ja asiakkuussalkku.
Tilanteessa, jossa organisaatiolla on monta salkkua yhtäaikaisesti käytössä, syötetty informaatio virtaa molemminsuuntaisesti kaikkiin tarvittaviin paikkoihin ja yksittäiset Excelit voidaan unohtaa. Tiedon automaattinen päivittyminen useampaan salkkuun takaa laadukkaamman tiedon päätöksentekoa varten. Tieto on näkyvillä ja saatavilla kaikille tietoa tarvitseville, sen sijaan, että tietoja kerättäisiin omaan talteen tai pienen joukon kesken jaettuun kansioon.
On tärkeää huomata, että vaikka tieto liikkuu automaattisesti eri funktioiden välillä, monisalkunhallinnassa vastuuta salkkujen hallinnasta ei sysätä yhden henkilön vastuulle. Tyypillisesti jokaiselle salkulle löytyy oma omistaja. Kuten myyntityötä tekevä hallitsee asiakkuuksiaan, hallitsee hän asiakkuussalkkua tai kuten projektityötä tekevä hallitsee projektejaan, hallitsee hän projektisalkkuaan.
Parhaimmassa tilanteessa salkun ylläpidosta on vastuussa laajempi joukko tai koko organisaatio, joka yhteisellä panoksella ja eri rooleissa pitää sen tiedot ajan tasalla.
Monisalkunhallinnan hyödyt
Monisalkunhallinnan hyödyt voidaan kokemuksen mukaan jakaa seuraaviin osa-alueisiin:
- Priorisointi ja resursointi: Salkunhallinta helpottaa strategisesti tärkeiden projektien erottumista ja resurssien ohjaamista niihin.
- Avoimuus ja läpinäkyvyys: Tieto salkuissa on näkyvillä kaikille sitä tarvitseville.
- Tietojen linkittäminen: Esimerkiksi projektisalkkuun lisätty projekti näkyy myös asiakkuussalkussa kyseisen asiakkaan alla. Toisaalta sovellussalkusta saa tiedon valittavista järjestelmistä myös asiakkuussalkkuun.
- Tietojen yhdenmukaisuus ja vertailtavuus: Tieto syötetään yhteen paikkaan salkunhallintajärjestelmään, yhteisesti sovitussa formaatissa, jolloin se on helposti vertailtavissa esimerkiksi projektitasolla.
- Mittareiden ja raportoinnin laadun paraneminen: Standardoitujen business case -mittareiden asettaminen ja seuraaminen helpottuu. Tekijäkohtaisista Wordeista, PowerPointeista ja Exceleistä voidaan luopua. Raportointi monipuolistuu tietojen eri yhdistämismahdollisuuksien johdosta.
- Hallinnollisen työn vähentyminen: Tieto siirtyy automaattisesti salkusta toiseen, jolloin manuaalinen työ vähenee.
Osalla näistä hyödyistä on suora taloudellinen vaikutus ja näkyy muun muassa säästyneenä ajankäyttönä, pienentyneenä manuaalisena työnä ja virheiden vähentymisenä.
Strategiseen resurssisuunnitteluun liittyy kyvykkyyksien johtaminen ja priorisointi
Yrityksen resurssit määrittelevät voidaanko strategiset tavoitteet toteuttaa. Resursseilla on myös suora yhteys yrityksen kannattavuuteen ja liikevaihtoon.
Potentiaalisen myyntitilaisuuden tarjouduttua on yrityksen ensimmäiseksi pohdittava riittävätkö resurssit? Entä onko meillä tarvittava osaaminen toimittaaksemme sen mitä asiakas pyytää? Pystymmekö sitoutumaan aikatauluun? Mitä riskejä olemassa oleviin resursseihin liittyy?
”Näkemyksemme mukaan kyvykkyydet ovat keskeinen ja merkittävä osa resurssisuunnittelua. Kyvykkyys ja osaaminen on aina jokaisen resurssin takana. Tyypillisesti rajallisin kyvykkyys ja osaaminen loppuu ensin ja siksi resurssisuunnittelu on myös keskeinen osa priorisointia.” tähdentää Esa Toivonen Thinking Portfoliolta. ”Näkisin, että resurssisuunnittelu muuttuu strategiseksi johtamiseksi, kun resurssisalkkuun kytketään mukaan organisaation kyvykkyydet – silloin siitä tulee strategista resurssisuunnittelua. Parhaat päätökset ovat mahdollisia, kun tämä tieto on läpinäkyvästi ja ajantasaisena johdon käytössä.”
Resurssisuunnitelmien tekeminen riittävän ajoissa on kaiken lähtökohta. Se saattaa alussa vaatia paneutumista ja toimintatapojen muuttamista, mutta toimiessaan se auttaa yritystä välttymään ikäviltä yllätyksiltä, kuten toimitusvaikeuksilta tai aikatauluviivästyksiltä.
Muutosjohtamisen kolme ässää
Kuten kaikki muutostilanteet, myös salkunhallinnan ja monisalkunhallinnan käyttöönotto vaatii muutosjohtamista.
Muutosmatkan voi tiivistää kolmeen ässään:
- Suunnittele: Mitä salkunhallinnalla halutaan tavoitella? Mitä prosesseja meillä on valmiina ja mitä tulisi vielä määritellä? Mitä tietoa haluamme kerätä ja missä muodossa?
- Sitouta: Mitä toiveita työntekijöillä on? Kuinka voimme osallistaa heidät? Miten tarjoamme tarvittavan tiedon ja tuen heille? Mitä viestintäkanavia käytämme?
- Seuraa: Olemmeko saavuttaneet tavoitteet? Mitä kehityskohteita olemme tunnistaneet? Voimmeko konkreettisesti parantaa prosesseja, raportointia ja tiedon saatavuutta?
Salkunhallintakin voi olla muutosmatka, jossa johtajuus ja ihmiset ovat keskiössä. Onnistunut lopputulos näkyy laadukkaampana viestintänä, päätöksentekona ja johtamisena organisaatiossa.
Terhi Aspola-Soto
Aktiivinen työelämä- ja talousbloggaaja
