Terveystalo on verkostoltaan Suomen suurin terveyspalveluyritys. Valtakunnallisesti palvelevassa Terveystalossa työskentelee yli 6 800 terveydenhuollon ammattilaista. Vuonna 2015 10 % kaikista Suomen vuotuisista lääkärikäynneistä tehtiin Terveystaloon.
Thinking Portfolio valittiin, koska aikaa ei haluta tuhlata
Terveystalolla projektipäälliköt, samoin kuin muutkin projektitiimin jäsenet, toimivat projektitehtävissä oman työnsä ohella. Tämän vuoksi oli tärkeätä saada projektiresursointiin läpinäkyvyyttä, saada parempi käsitys siitä kuinka paljon henkilökunnan aikaa menee projektitöihin.
Koska työaikaa ei ole tuhlattavissa, työkalun valinnassa erittäin painava kriteeri oli helppokäyttöisyys. Käyttäjäkunnasta tullut palaute onkin osoittanut valinnan oikeaksi, sillä sovellusta on luonnehdittu intuitiiviseksi, helppokäyttöiseksi ja kevyeksi.
Kaiken kaikkiaan Thinking Portfolio on vastannut hyvin sovellukselle annettuihin haasteisiin Terveystalolla, jossa resurssisuunnittelu on tällä hetkellä tärkein käytössä olevista ominaisuuksista.
Projektisalkun käyttö laajeni nopeasti erityyppisiin projekteihin
Terveystalon projektisalkun määrittely- ja implementointityö tehtiin kesällä 2016 ja jo syyskuussa alkoi tuotantokäyttö. Ensimmäisessä vaiheessa projektisalkkuun vietiin konsernin kehityshankkeet, joita on kolmenlaisia: sähköisen asioinnin ja mobiilipalveluiden kehittäminen, uusien tuotteiden ja palvelumallien kehittäminen sekä prosessien kehittäminen. Käytössä hyödyt havaittiin nopeasti ja lisäksi salkkuun onkin nyt sujautettu myös remontti- ja koulutusprojekteja sekä muita investointihankkeita.
Eri projektityyppejä seurataan eri tavoin, mutta kaikille on yhteistä samojen resurssien käyttö, joiden suunnitteluun Thinking Portfolio tuo odotettua helpotusta.
Resurssien saatavuus hankkeelle varmistetaan Thinking Portfoliosta
Projektipäälliköt ovat vastuussa siitä, että työkalu on heidän projektiensa osalta ajan tasalla. Esimiehille tärkeintä sovelluksessa ovat Thinking Portfolion raportointinäkymät, jotka antavat nopeasti kuvan siitä miten heidän tiimiänsä on allokoitu projekteille. Kerran kuukaudessa esimiehet saavat automaattisesti resurssiraportin myös sähköpostiinsa. Projektien omistajia ja sponsoreita, eli johtoryhmän jäseniä, Thinking Portfolio palvelee mahdollistamalla kokonaiskuvan projektisalkusta. Tämä auttaa priorisointien tekemisessä ja strategisessa suunnittelussa.
Tällä hetkellä Terveystalon salkussa on pari sataa resurssia ja 40-50 projektipäällikön roolissa toimivaa käyttäjää, ja päälle vielä muissa rooleissa toimivat käyttäjät kuten projektien omistajat ja sponsorit . PMO:n vetäjä Niki Kotilainen kertoo havainneensa, että resurssien suunnitteluun Thinking Portfoliossa tukeudutaan jo nyt kiitettävän paljon, sieltä varmistetaan muun muassa resurssien saatavuus hankkeelle ennen sen toteutukseen hyväksymistä. Ajan myötä hän uskoo käytön vielä lisääntyvän.
Seuraavaksi Thinking Portfoliota hienosäädetään
Seuraavaksi tehtävänä hienosäätönä Kotilainen listaa olemassa olevien lisäominaisuuksien aktivoimista Terveystalon käyttöön. Tällaisia ovat esimerkiksi automaattisten muistutusten lähettämisen projektipäälliköille projektin päivitystarpeesta ja salkkunäkymän lajittelu roolien perusteella.
Yhteistyö Thinking Portfolion toimittajan ja Terveystalon välillä on sujunut hienosti. Thinking Portfolion henkilökunta reagoi nopeasti ja yhteydenpito on sujuvaa, minkä Kotilainen kokee positiivisena asiana sovelluksen ylläpidon ja jatkokehittämisen kannalta.
Niki Kotilainen
Projektijohtaja
Suomen Terveystalo Oy
niki.kotilainen@terveystalo.com
