Suomen Punainen Risti on yksi Suomen suurimmista kansalaisjärjestöistä. Punainen Risti on kansainväliseen Punaisen Ristin ja Punaisen puolikuun liikkeeseen kuuluva humanitaarinen avustusjärjestö joka toimii 189 maassa ympäri maailmaa. Punaisen Ristin tehtävänä on auttaa katastrofeissa ja kriiseissä heikoimmassa asemassa olevia inhimillisten kärsimysten ehkäisemiseksi ja lieventämiseksi, sekä tukea ja avustaa maan viranomaisia niin rauhan kuin sodan ja aseellisten selkkausten aikana.
Punainen Risti ylläpitää Veripalvelua, Nuorten turvataloja, Kontti -kierrätystavarataloketjua, turvapaikanhakijoiden vastaanottokeskuksia ja järjestää ensiapukoulutusta. Lisäksi SPR organisoi monimuotoista vapaaehtoista avustustoimintaa. Työntekijöitä eri toimipisteissä ympäri maata SPR:llä on lähes 3000. Punaisen Ristin 30 000 vapaaehtoista ja 86000 jäsentä toimivat oman paikkakuntansa paikallisosastoissa, joita on yli 500.
SPR luotti Thinking Portfolioon
SPR:n kehityspäällikkö Mimmu Piirto vastasi vuoden vaihteessa Thinking Portfolio-projektisalkun käyttöönotosta. Hän kertoo heidän olleen onnekkaita, koska Thinking Portfolio otti yhteyttä ja tarjosi yhteistyötä pro bono-periaatteella juuri, kun turvapaikanhakijoita saapui maahan poikkeuksellisen paljon. Samaan aikaan Punainen Risti palkkasi 2000 uutta työntekijää, joten aikaa ei olisi ollut uuden sovelluksen käyttöönottoon. He luottivat kuitenkin toimittajan lupaukseen, että käyttöönottoprojekti ei sitoisi heidän aikaansa liikaa muilta töiltä.
-Päätös oli hyvä. Thinking Portfolion lupaus aikataulusta ja työmäärästä piti ja saimme todella pienellä panostuksella uskomattoman hyvän apuvälineen parhaimpaan mahdolliseen aikaan.
Thinking Portfolio sopii organisaation luonteeseen
Uusi projektisalkkusovellus otettiin ensimmäisenä käyttöön Punaisen Ristin kierrätystavaratalo Kontissa, sitä käytetään kaikissa ketjun projekteissa. Kontin projektit ovat tyypillisesti myymälöiden uudistamis- ja avausprojekteja, mutta mukana on myös toimintamallin muutosprojekteja. Kontti-tavaratalojen johtaja Sari Nikkola on mielissään Thinking Portfolion tuomasta lisäarvosta heidän projektitoimintaansa.
– Thinking Portfolion avulla olemme pystyneet parantamaan etukäteissuunnittelua ja budjetin hallintaa ja myös toteutusvaiheen aikana kaikki tietävät entistä paremmin mitä on tarkoitus tehdä ja milloin. Viimeistelyssä ja loppuarvioinnissa on vielä parantamista, mutta olemme hyvällä tiellä.
Sovelluksen käyttö on nopeasti levinnyt lähes kaikkien kotimaan toimintojen strategisen kehittämisen apuvälineeksi.
Koska Punaisen Ristin toiminnan ydin on katastrofeihin varautuminen, Thinking Portolio helppokäyttöisenä työvälineenä sopii organisaatiolle erinomaisesti.
Suomen Punaisessa Ristissä on huomioitu työvälineen hyödyt myös projektinjohtamisen alueella, Thinking Portfolio tukee johtoryhmätyöskentelyä ja erilaiset käyttäjänäkymät ovat avuksi seurannassa ja päätöstenteossa.
– Thinking Portfoliossa on niin intuitiivinen käyttöliittymä, että tositilanteessa aikaa ei tarvitse käyttää kouluttamiseen. Samalla, kun olemme sparranneet uusia henkilöitä projektiin, he ovat oppineet sovelluksen käytön.
-Aiemmin seurasimme projekteja Excelissä, mutta se oli todella hankalaa. Thinking Portfolio on tuonut projekteihimme ihan uudenlaista ryhtiä samalla kun näkymä projekteihin on parantunut.
Kiireessä on pystyttävä keskittymään oleelliseen
Piirto iloitsee siitä kuinka hyvin Thinking Portfolio on tukenut eri toimintojen projekteja, hän mainitsee esimerkkinä vastaanottotoiminnan, jossa joudutaan viranomaisten pyynnöstä nopealla syklillä perustamaan vastaanottokeskuksia ja myös sulkemaan niitä. Keskuksen perustamisprojektin kesto voi olla viikko tai jopa lyhyempi aika ja se pitää tehdä pienellä henkilömäärällä ja budjetilla. Maahanmuuton luonteeseen kuuluu, että tullaan ja mennään koko ajan ja näin myös vastaanottokeskusten sulkeminen täytyy voida tehdä hallitusti ja nopealla aikataululla.
Projektin kopiointimahdollisuus nopeuttaa toimintaa vastaanottokeskusten perustamisessa ja sulkemisessa.
-Tällainen helposti omaksuttava työkalu on hieno asia, kun ei tarvitse panostaa sovelluksen opetteluun, vaan voi keskittyä oleelliseen.
Yhteystiedot:
Mimmu Piirto
Kehityspäällikkö
Suomen Punainen Risti
mimmu.piirto@punainenristi.fi
Sari Nikkola
Johtaja
Suomen Punainen Risti
Kontti-kierrätystavarataloketju
sari.nikkola@punainenristi.fi
