Projektisalkun johtaminen Excelin avulla vaati liikaa yritteliäisyyttä
Kun Elo perustettiin vuonna 2014 kahden eläkevakuutusyhtiön fuusiossa, oli kaiken lähtökohtana rakentaa uuden yhtiön toimintatapoja parhaiten tukevat prosessit. Tähän liittyi myös projektitoimiston perustaminen ja projektien hallintamallin kehittäminen. Projektisalkku kerättiin aluksi Exceliin ja sitä käytettiin pitkän aikavälin suunnittelun ja operatiivisen salkun johtamisen tukena. Excelissä projektisalkun ylläpito oli kuitenkin työlästä ja läpinäkyvyys salkun projekteihin jäi puuttumaan. Salkkuraporttien laatiminen Excelin kanssa vaati liikaa yritteliäisyyttä ja kekseliäisyyttä, naurahtaa Elon kehityspäällikkö Jari Torppa.
Resursoinnin pullonkaulat esiin
Parempi raportointi ja näkymä salkkuun oli päämääränä, kun Elo alkoi etsiä sopivaa projektisalkkuratkaisua markkinoilta. Kehitystyöt haluttiin saada näkyvämmiksi ja sen lisäksi tavoiteltiin resurssisuunnittelua helpottavaa ja resurssointia paremmin esille tuovaa välinettä. Tämä nousi tarpeesta saada tarkempi käsitys siitä, mihin kehittämiseen suunnatut resurssit ovat kiinnitettyinä. Aiempi projektikohtainen resurssisuunnittelu ei antanut riittävää kuvaa kokonaistilanteesta. Thinking Portfolion avulla on päästy aloittamaan kokonaisvaltaista resurssien suunnittelua ja paikantamista. Näin saadaan kehitystöissä mukana olevat resurssit näkyviin ja nähdään helposti resursointiin liittyvät pullonkaulat.
-Sen lisäksi, että resurssointiin on saatu ryhtiä ja näkyvyyttä, myös salkun kokonaistilanteen nopea hahmottaminen on ehdottomasti parhaita lyhyellä aikavälillä saavutettuja hyötyjä Thinking Portfolion käyttöönotossa. Meillä projektisalkun tilanne on näkyvillä kaikille elolaisille.
Thinking Portfolio tuo helpotusta dokumentointiin
Jari Torppa kertoo myös, että projektipäälliköiden työhön ja projektien ohjaukseen on Thinking Portfolion käyttöönoton myötä tullut lisää määrämuotoisuutta. Erillisiin projektiraportteihin kuten loppuraporttiin tai projektisuunnitelmadokumentteihin ei ole enää tarvetta, sillä ne syntyvät itsestään Thinking Portfolioon syötetyn tiedon perusteella.
-Hieno juttu, että ei tarvitse tehdä erillisiä raportteja eri paikkoihin. Jos dokumentointi ei ole ominta aluetta, Thinking Portfolio tuo siihen huomattavasti helpotusta.
Tiedon hahmotettavuus kiitettävää Thinking Portfoliossa
Viestinnällisenä hyötynä Elossa koetaan se, että projektien tilanteeseen pääsee helposti kiinni salkun käyttäjäystävällisten näkymien avulla. Johto ja ohjausryhmät ovat kommentoineet tiedon näkyvyyden parantumista ja kiitelleet hahmotettavuutta. Tiedon löytyminen yhdestä paikasta ja määrämuotoisena helpottaa monen muun asian käsittelyä.
Thinking Portfolio nähdään Elossa tulevaisuudessa myös hyvänä alustana toiminnansuunnittelun ja sen etenemisen seurantaan. Esimerkiksi resurssoinnin osalta voitaisiin tarkkailla, millaisia tehtäväkokonaisuuksia henkilöstölle tulee toiminnansuunnitelun puolelta. Näin saataisiin resursointinäkymän kokonaiskuvaa laajennettua kattamaan myös varsinaisen projektitoiminnan ulkopuolelle jäävät resurssit. Tämän lisäksi harkinnassa on jatkuvan, ns. ketterällä mallilla toteutettavien kehitystöiden resurssisuunnittelun käyttöönotto osaksi Thinking Portfolion kokonaisuutta.
Projektimallia voi kehittää myös Thinking Portfolion kanssa
Thinking Portfolion käyttöönotto koettiin Elossa sujuvaksi. Elon projektimalli oli jo valmiina, mutta Jari Torppa näkee, että ei olisi kynnyskysymys ottaa salkkua käyttöön ilman omaa malliakaan. Sitä voisi tarvittaessa hahmotella käyttöönoton aikana, koska väline itsessään ja Thinking Portfolion konsultit auttavat kehittämään myös projektimallia työpajojen aikana.
-Projektisalkun käyttöönotto Thinking Portfolion konsulttien kanssa oli helppoa ja suoraviivaista. Tässä yhteydessä olemme nähneet, miten helppoa on kehittää ketterillä menetelmillä myös tuotantovaiheen aikana. Lisäksi pilvipalvelu on osoittautunut hyvin toimivaksi.
Elon kokemuksista Thinking Portfoliosta kertoi kehityspäällikkö Jari Torppa.
