Tampereen kaupunki otti Konserniohjausyksikön ohjaamana käyttöön Thinking Portfolion projektisalkkusovellus marraskuussa 2015. Sovelluksen käyttöönotto oli jatkoa vuoden 2014 alkaneelle projektijohtamismallin kehittämiselle.
Tampereen kaupungin projektisalkussa käsitellään kaikki palvelujen, toiminnan ja hallinnon kehittämiseen kohdistuvat projektit, kaikki ICT-kehittämistä sisältävät projektit sekä tutkimusprojektit. Lisäksi salkussa on aluekehittämisohjelmat projekteineen, näitä ohjelmia on meneillään tällä hetkellä kolme.
Vuoden alusta aloittaneen projektitoimiston palvelupäällikkö Sirpa Kolehmainen on ollut vastuussa sekä projektimallin että -sovelluksen käyttöönottoprojekteista. Sovellus hankittiin projektimallin ja -prosessien toteuttamisen avuksi. Kolehmainen on tyytyväinen hankintaan ja kertoo sen auttaneen henkilöstöä projektimallin sisäistämisessä sen lisäksi, että se on tuonut myös ketteryyttä prosessien hallintaan.
– Thinking Portfolion projektisalkku työvälineenä konkretisoi ja visualisoi projektijohtamisen prosessimme.
-Sovellustyökalu antaa kehittämisprojektien seurantamahdollisuuden kaikille kaupungin työntekijöille sekä projektikohtaisesti projektissa mukana oleville sidosryhmille.
Thinking Portfolio vapauttaa aikaa kehittämiseen
Sen lisäksi, että projektien näkyvyyden parantuminen on helpottanut projektimallin jalkauttamista, Kolehmainen on mielissään siitä, että aikaa jää enemmän itse kehittämiseen ja että pystytään helpommin vertailemaan ja valitsemaan toteutukseen oikeat kehittämisprojektit oikea-aikaisesti.
– Meille on tärkeintä Thinking Portfolion tuoma arvo projektien strategisuuden toteutumisen seurannassa.
– Thinking Portfolio tuo sujuvuutta myös ohjausryhmätyöskentelyyn. Sovelluksen visuaalisuus ja helppokäyttöisyys mahdollistavat tiedon nopean omaksumisen ja sen myötä aikaa säästävät virtuaalikokoukset.
Positiivisen käyttäjäpalautteen siivittämänä ollaan kouluttamassa uusia ryhmiä
Tampereen kaupungin Thinking Portfolio-käyttäjien keskuudessa ollaan lähiaikoina tekemässä sisäinen asiakaskysely, jolla kerätään tarkempaa tietoa käyttäjien kokemuksista ja toiveista sovelluksen suhteen. Tähän mennessä saatu vapaa palaute on kuitenkin ollut myönteistä, mm. projektipäälliköt ovat mieltyneet sovelluksen helppokäyttöisyyteen ja salkkujen johtoryhmät sen visuaaliseen informatiivisuuteen.
Projektipäälliköt ovat olleet tyytyväisiä myös Thinking Portfolion projektinhallinnan ominaisuuksiin. Näihin lukeutuvat mm. mahdollisuus projektien välisten riippuvuuksien visualisointiin, tehtävien hallintaominaisuudet sekä resurssisuunnittelu ja tuntikirjaustoiminnot. Kolehmainen kokee, että iso harppaus eteenpäin on projektisalkun hallinnassa ja johtamisessa otettu jo nyt, mutta tarkoitus on kouluttaa edelleen sekä projektimallia että projektisalkun käyttäjiä. Erityisesti projekteja valmistelevia henkilöitä halutaan mukaan käyttäjäryhmään.
– Valmistelevan ryhmän myötä saadaan tieto valmisteilla olevista projekteista salkkuun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Interaktiivinen käyttöönottoprojekti oli hieno kokemus
Thinking Portfolion käyttöönottoprojekti ja yhteistyö toimittajan asiantuntijoiden kanssa sujuivat mutkattomasti. Projekti oli miellyttävä kokemus.
– Tämä oli kiva, interaktiivinen projekti. Pääsimme käyttämään sovellusta heti ja samalla saimme tehdä sovellukseen vielä hienosäätöä ja viime hetken muutoksia, jotka Thinking Portfolion konsultit toteuttivat välittömästi.
Kuvassa: Sirpa Kolehmainen
Yhteystiedot:
Sirpa Kolehmainen, palvelupäällikkö
Projektitoimisto
Tampereen kaupunki
sirpa.kolehmainen@tampere.fi
