Helsingin seudun ympäristöpalvelut, HSY, on kuntayhtymä, joka tuottaa vesihuollon ja jätehuollon palveluja sekä tietoa pääkaupunkiseudusta ja ympäristöstä. HSY auttaa asukkaita toimimaan paremman ympäristön puolesta.

Mitä isot edellä sitä pienet perässä

HSY:n kehittämisprojekteja hallinnoidaan Thinking Portfolion projektisalkussa. Projektien aiheet ja budjetit vaihtelevat paljon ja niitä tehdään usealla toimialalla ja tulosalueella, kertoo kehittämisasiantuntija Susanna Hietanen HSY:stä.

Thinking Portfolio otettiin käyttöön vajaa puoli vuotta sitten, jolloin isoimmat projektit aloittivat elämänsä salkussa. Käyttökokemuksen karttuessa on huomattu sovelluksen tuomat hyödyt niin projektijohtamisen kuin suunnittelun ja koko projektin elinkaaren vaiheissa. Tätä hyväksi todettua työkalua ollaankin parhaillaan ottamassa nykyistä laajempaan käyttöön.

-Viemme myös pieniä projekteja Thinking Portfolioon, sillä olemme todenneet, että yksinkertaisenkin suunnitelman tekeminen Thinking Portfoliossa on helpompaa kuin muilla tähän mennessä käyttämillämme välineillä.

-Kun saamme kaikki projektit salkkuun, läpinäkyvyys kehittämisprojekteistamme paranee entisestään.

HSY:n Thinking Portfoliossa on reilut 250 käyttäjää ja koulutuksiin panostetaan jatkuvasti.

-Vaikka saammekin käyttäjiltä palautetta, että helppokäyttöisyytensä vuoksi Thinking Portfoliota ei tarvitse kouluttaa, koulutamme silti. Näin saamme tilaisuuden myös jakaa parhaiksi koettuja käytäntöjä ja pikkuniksejä, joista kaikki voivat hyötyä.

Thinking Portfolio auttaa kyseenalaistamaan

Aktiivisimmat käyttäjäryhmät ovat projektipäälliköt ja hankejohtajat. Johtoryhmissä salkun näkymiä hyödynnetään päätöksenteon tukena. Johtoryhmät ovatkin antaneet positiivista palautetta Thinking Portfolion kyvystä esittää tiedot hyvin analysoituina ja helposti ymmärrettävinä näkyminä.

-Tieto saadaan näkyviin paremmin kuin ennen. Thinking Portfolio tukee tietojen kyseenalaistamista. Meille on positiivista myös se, että projektien puuttuminen huomataan läpikäynneissä nyt helpommin.

Tähän kannattaa ryhtyä

Lähiajan kehitystarpeita Thinking Portfolion suhteen ovat työajan raportointiin liittyvät näkymät, niitä kaivataan lisää, koska eri rahoittajilla on erilaisia toiveita raporttien suhteen. Myös muita viimeistelytoiveita osataan esittää paremmin tässä vaiheessa, kun on saatu hieman käyttökokemusta, kertoo Hietanen. Toiveiden eteenpäin viemisessä ei ole kynnystä, sillä HSY:n ja Thinking Portfolio- toimittajan välinen yhteistyö on jatkunut sujuvana myös käyttöönottoprojektin jälkeen.

-Olemme mielissämme Thinking Portfolio ”siunatusta ikuisesta takuusta” , koska kaikkia asioita ei testausvaiheessa ehditty vielä toteamaan, niitä voi edelleen ottaa esille.

-Mielestäni oli hienoa myös se, että toimittaja kysyi erikseen ja saimme antaa palautetta projektista.

-Muille samaa harkitseville voin kertoa, että tähän kannattaa ryhtyä.

 

Yhteystiedot:

Susanna Hietanen
Kehittämisasiantuntija
Helsingin seudun ympäristöpalvelut
susanna.hietanen@hsy.fi