Kirkkohallitus hoitaa kirkon yhteistä hallintoa, taloutta ja toimintaa. Päätöksentekoelimiä ovat Kirkolliskokous, täysistunto ja virastokollegio.
Thinking Portfolio-projektisalkku palvelee myös viestintävälineenä suurelle käyttäjämäärälle
Kirkkohallituksessa on käytössä yhtenäinen projektimalli, jota on viime vuosina kehitetty aktiivisesti. Projektimallin yksi tärkeä osa-alue on projektisalkun hallinta ja salkun johtaminen. Mallin ensimmäiset versiot projektisuunnitelmista oli tehty Wordeihin ja projektisalkkuna toimi Excel-listaus, projektipäällikkö Hanna Virkki taustoittaa Kirkkohallituksen projektimallina ja projektisalkkupalvelun hankintaa.
– Excel oli ensimmäinen versio projektisalkkutyökalustamme. Siellä tiedot oli esitetty lyhyesti ja aika pian huomasimme, että Excel-listaus ei palvele tarkoitustamme vaan tarvitsemme kehittyneemmän hallintavälineen projekteillemme.
Virkki kertoo heidän käyneen mm. projektipäivillä katsomassa esittelyjä useista projektisalkkupalveluista, lisäksi he tutustuivat verkostojensa kautta eri vaihtoehtoihin.
Projektisalkun kilpailutus ajoittui loppukevääseen 2016, ja Thinking Portfolio voitti kilpailutuksen kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tarjouksella.
Koska käyttäjämäärä on suuri, lähtökohtana oli alusta asti saada näkyvyys projekteista laajalle käyttäjäryhmälle.
Kirkkohallituksella on erityyppisten projektien lisäksi valtakunnallisia projekteja, ja salkkutyökalu on osoittanut palvelevansa hyvin myös viestintävälineenä.
-Käyttäjämäärä on suuri ja haluttiin kohtuullisilla kustannuksilla näkyvyys meneillään olevista projekteista laajalle käyttäjäryhmälle. Thinking Portfolio voitti kilpailutuksen, koska se sopi hyvin myös muihin kriteereihimme.
Thinking Portfolio sopii kaiken tyyppisille projekteille
Projektisalkkuhanke oli aluksi ICT-lähtöinen, mutta jo määrittelyvaiheessa oli mukana henkilöstöä eri osastoilta, sillä haluttiin alusta lähtien huomioida se, että työvälineen pitää palvella kaikkia. Näin varmistettiin, että salkkua ei lähdetty implementoimaan ICT-projektit edellä. Lisäksi organisaation yhteinen projektien vaihejakomalli vaikutti määrittelyssä. Määrittely työkalulle saatiin tehtyä kolmessa work shopissa, jonka lisäksi tehtiin Kirkkohallituksen sisäistä käsittelyä parhaan yhteisen rakenteen löytämiseksi. Käyttöönottoprojekti eteni aikataulussa ja runsaan kolmen kuukauden kuluttua määrittelyn aloituksesta Thinking Portfolio otettiin tuotantokäyttöön.
Hyvän alun perusteella on lupa odottaa jatkolta paljon
Heti käyttöönoton jälkeen oli ilmeistä kuinka paljon Thinking Portfolion olemassaolo helpottaa projektipäälliköiden työtä, kertoo Virkki. Hän näkee suurena parannuksena entiseen jo senkin, että kaikki projektit nähdään nyt yhdestä paikasta selkeästi. Projektipäälliköiden työn on huomattu vähentyneen, kun tiedot tarvitsee syöttää vain kertaalleen ja niitä voi tarvittaessa muokata samassa paikassa eri tarkoituksiin.
Projektitoimiston kannalta hallittavuus ja raportointi talon johdolle on vaivattomampaa. Ohjausryhmätyöskentelyn odotetaan yhdenmukaistuvan kasvavan käytön myötä. Lisäksi projektien priorisointitehtävän odotetaan helpottuvan, kun näkymien avulla pystytään suunnittelemaan mitä projekteja kannattaa tehdä samanaikaisesti.
-Pilottiprojektissa mukana olleet ohjausryhmien jäsenet kiinnittivät huomiota mahdollisuuteen rinnastaa eri tyyppisiä ja kokoisia projekteja luotettavasti keskenään, kun he näkivät sen Thinking Portfoliosta havainnollisesti.
-Odotusarvona on jatkossa saada johtoryhmiin yhdenmukainen työskentelytapa. Tämän mahdollistaa yhtenäisten raporttien lisäksi vertailukelpoinen data sitten, kun se löytyy kaikkien projektien osalta Thinking Portfoliosta.
Helppokäyttöisyys tukee ketterää jalkauttamista
Projektisalkun käytön opastusta tehdään projektipäälliköiden kanssa samalla, kun läpikäydään toimintamalleja. Varsinaisiin käyttöönottokoulutuksiin ei ole ollut tilausta, koska työkalu on koettu niin helposti omaksuttavaksi.
Uusille käyttäjille on tarvittaessa annettu henkilökohtaista opastusta. Käyttöön liittyvät kysymykset ovat kuitenkin koskeneet lähinnä organisaation omia toimintatapoja, työkalun käytön ovat kaikki käyttäjät tähän mennessä sisäistäneet itsenäisesti erittäin nopeasti.
– Uudet Thinking Portfolion käyttäjät ovat mielellään ottaneet työkalun omakseen, sillä selkeä ja looginen sovellus säästää aikaa projektin hallinnoimisessa ja raportoinnissa.
Uusi projektisalkkutyökalu on otettu kiinnostuneena vastaan myös seurakuntatalouksissa, Hanna Virkki on pilotoinut sitä yhden seurakuntatalouden kanssa, joilla palvelu on nyt koekäytössä ja toisen seurakuntatalouden kanssa on sovittu esittelystä.
Lisää Thinking Portfolion käyttöönottomahdollisuudesta seurakunnille tiedotetaan kevään aikana muun muassa Tiedon askeleet-uutiskirjeessä.
” Hyvien kokemusten pohjalta on mukava kannustaa seurakuntia Thinking Portfolion käyttöönottoon”
Haastateltavana oli
Hanna Virkki
Projektipäällikkö
Kirkkohallitus
