Sospro tuottaa lastensuojelun sijaishuollon ja jälkihuollon palveluita sekä monipuolisia avopalveluita. (www.sospro.fi)

Sospron tavoitteena on olla sosiaalialan edelläkävijä. Tämän tavoitteen toteuttaminen ja organisaation kasvaminen edellyttää jatkuvaa toiminnan kehittämistä. Kehitystyötä on suunniteltava ja toteutettava järjestelmällisesti. Tätä varten tarvitsimme IT-työkalun, joka tuo tukea kehitysprojektien hallintaan. Lisäksi halusimme työkalun, joka kokoaa tiedon kehitysprojekteistamme yhteen paikkaan, summaa kehityspäällikkö Elina Ikäläinen taustoja Thinking Portfolio-projektisalkun hankinnalle.

-Etsimme työkalua, joka tukee visiomme ja strategiamme toteuttamista. Tähän saatiin hienosti ratkaisu Thinking Portfolio-projektisalkun avulla. Projektisalkku on meille työkalu projektien hallintaan. Lisäksi projektisalkku on viestinnällisesti tärkeä.

-Erityisesti johto tarvitsee hyvän kokonaiskuvan tekemästämme kehitystyöstä. Salkku kertoo kunkin kehitysprojektin vaiheet, tilannetiedot ja tuo esille projektien väliset riippuvuudet. Salkun näkymät ja raportit kiteyttävät, miten projektit edistävät strategiaamme.

Thinking Portfolion rakenne tukee projektinjohtamismallin käyttöönottoa

Sospro on muodostanut myös projektinjohtamismallin projektisalkun käyttöönoton yhteydessä. Thinking Portfolio -salkun Project Management Body of Knowledge -malliakin ( PMBOK®) tukeva rakenne loi hyvän pohjan projektinjohtamismallin muodostamiselle. Tämä rakenne on toiminut hyvin myös Sospron muokatessa salkun valikkoja ja termejä organisaationsa näköisiksi. Sospro antaakin kiitosta siitä, miten sekä projektisalkun rakenne että salkun sisällön muokkausmahdollisuus tukivat heidän kehitystoimintansa johtamisen kehittämistä.

Sekä projektisalkun käyttöä että projektinjohtamismallia jalkautetaan Sospron johdolle ja projektien johdolle salkun pääkäyttäjän pitämien perehdyttämisten avulla. Lisäksi pääkäyttäjänä toimiva Elina on sisällyttänyt organisaation työskentelytapojen ohjeistukset salkun näkymiin.

-Salkun käyttäjiä auttaa ohjelmassa olevat avustetekstit. On hienoa, että ei ole erillistä manuaalia vaan henkilön työskennellessä salkussa, saa hän ohjetekstin esille helposti klikkaamalla.

Thinking Portfolio mahdollistaa kehitykseen osallistumista

Projektisalkun toimitukseen sisältyi myös ideasalkku kehitysideoiden keräämisen ja hallinnoinnin tueksi. Sospro on ottanut Ideasalkun koko henkilöstön yhteiseksi työkaluksi.

-Yksi arvoistamme on ”osallisuus”. Osallisuus merkitsee meille muun muassa kuulluksi tulemista ja osallisuutta yhteisöön. Ideasalkku tukee hienosti osallisuuden toteutumista kehitystyössä. Salkun avulla kaikki sosprolaiset voivat esittää ideoita ja lukea sekä kommentoida esitettyjä ideoita. Ideasalkun käytön nyt alettua, salkkuun on tullut muutama idea viikossa. Olen iloinen tästä, sillä tällä tahdilla saamme vuodessa hyvän määrän hienoja ideoita.

Sosprolla kokoontuu kerran kuukaudessa ryhmä, joka käsittelee salkkuun tulleet ideat ja tekee päätökset etenemisestä. Ryhmän puheenjohtaja valmistelee ideoiden käsittelyn ja selvittää tarvittavat taustatiedot ennen kokouksia. Kun idea on käsitelty ryhmässä, kirjataan kunkin idean palaute salkkuun kaikkien saataville.

-Myös tämä toimintatapa tukee arvojemme toteutumista. Yksi arvoistamme on ”luottamus:”, joka merkitsee meille avointa vuorovaikutusta. Ideasalkun avulla olemme siis luoneet entistäkin parempia mahdollisuuksia onnistuneelle kehitysyhteistyölle.

Thinking Portfolio on vastannut tarpeisiin

Elina kertoo, että Thinking Portfolio-salkku on vastannut Sospron tarpeisiin.

-Halusimme työkalun projektihallinnan tueksi ja kehityksen kokonaiskuvan saamiseksi – näihin saimme työkalut. Bonuksena saimme vielä ideasalkun, josta innostuimme kovasti. Kiitos Thinking Portfolion konsulteille hyvästä yhteistyöstä.

Elinalla on Thinking Portfolio -salkku yleensä auki koko työpäivän. Näin hän voi helposti hoitaa kehitysprojektien tehtäviä, tukea pääkäyttäjänä projektisakun muita käyttäjiä ja seurata ideasalkkuun tulevia ideoita.

-Salkun käyttö on meillä vasta alkanut, mutta kiitos kuuluu myös Thinking Portfolion käyttäjätuelle. On hienoa, että pääkäyttäjä saa käyttöä koskeviin kysymyksiin ja pienparannuksiin nopeasti vastauksen.

 

Elina Ikäläinen

Kehityspäällikkö, Sospro Oy