Luonnonvarakeskus on tutkimus- ja asiantuntijaorganisaatio, joka rakentaa hyvinvointia ja kestävää tulevaisuutta uusiutuvista luonnonvaroista. (www.luke.fi)

Luke on ottanut käyttöön Thinking Portfolio-projektisalkun, jota heillä kutsutaan Projektoriksi. Toteutusprojektin jälkeen salkkua on esitelty tähän mennessä eri tavoin noin 500 käyttäjälle, heille on järjestetty koulutus- ja esittelytilaisuuksia sekä ”vierihoitoa” niille, jotka ovat päivittäneet omien projektiensa tietoja salkkuun. Tämän rupeaman yhteydessä on käynyt hyvin selväksi, että hankinta oli oikea, sillä halua ja tarvetta salkun käyttöönotolle on selkeästi, kertoo Luken Projektikeskuksen päällikkö Laura Kitti, jonka vastuualueelle Thinking Portfolio-projektisalkun käyttöönotto kuuluu niin kuin myös uuden projektimallin jalkauttaminen.

Uuden projektimallin ja uuden projektihallintajärjestelmän samanaikainen käyttöönotto vaatii käyttäjiltä myös salkun käytön omaksumiseen enemmän aikaa. Toisaalta nämä kaksi uutta asiaa tukevat toisiaan ja salkkua käytetään alusta lähtien uuden prosessin mukaisesti, minkä kehittämispäällikkö Tuomas Nummelin näkee kokonaisuudessaan positiivisena asiana.

-Koulutuksien alussa olemme nähneet usein selkeän haasteen siirtymisessä vanhasta uuteen. Tämä liittyy myös uuteen projektimalliin. Kuitenkin jo nyt on tullut kiitosta siitä, että Thinking Portfolio toimii hyvin meidän ympäristössämme vaikka uusi toimintatapa ja järjestelmä vaativatkin siirtymävaiheessa meiltä nyt aluksi jonkin verran ylimääräistä työtä. Tästä saatavat hyödyt näkyvät tulevaisuudessa helpottuneena työtaakkana. Nyt siis rutiini vielä vähän puuttuu, mutta sitä kehittyy sitä mukaa, kun saadaan kunnolla kokemusta ja nähdään toteutuvat hyödyt.

Thinking Portfolio tuo avoimuutta mikä korostaa yhdessä tekemistä

Laura kuvailee Luken organisaation ja projektien monimuotoisuutta. Organisaatio on matriisimainen, jossa työntekijät kuuluvat vertikaalisiin tutkimusyksiköihin ja projektit puolestaan horisontaalisiin tutkimusohjelmiin. Organisaation rakennetta noudattaen salkut on Thinking Portfoliossa jaettu sekä yksiköiden-, ryhmien- että ohjelmien salkkuihin, jotka jakautuvat vielä fokusalueisiin. Näillä on lisäksi erilaiset tavoitteet sisällöllisesti ja rahoituksen suhteen. Järjestelmä on avoin ja jokaisella lukelaisella on näkyvyys kaikkiin projekteihin. Jokainen voi myös koota oman salkkunsa, jossa näkyvät ne projektit, joissa hän tekee töitä.

-Tämä on ihan mahtavaa, kun pystytään kaikkia näitä erilaisia projekteja tarkastelemaan yhtenä ja eri tulokulmista. Hyvin monipuolinen työkalu siihen, että saadaan salkkuseurantaa – herättää hyvin paljon innostusta!

-Meille tuli vihdoin ja viimein tutkimuspäälliköille oikeasti väline, jolla voivat seurata ja ylläpitää projekteja, ennakoida tulevaa tekemistä ja hakea rahoitusta – siihen hyvä työkalu! Oikeasti saadaan matriisiin näkyvyys paljon laajemmin kuin aiemmin.

Thinking Portfolion projektisalkun mukanaan tuoma avoimuus saa paljon kiitosta lukelaisilta. Ennen on koettu haasteena saada tietoa siitä mitä talossa tapahtuu projektien osalta ja minkälaisia projekteja on meneillään. Uuden projektisalkun avulla yhdessä tekeminen korostuu enemmän, muun muassa palveluryhmien osuus projektipäälliköiden tukena näkyy paremmin. Kokonaisuutena saamme lisää tietoa, Thinking Portfolio-projektisalkku auttaa kommunikoimaan, summaa Tuomas.

-Käyttäjiltä saatujen kommenttien perusteella työkalu on koettu yksinkertaiseksi, he kokevat, että tietoa saadaan nyt enemmän. Myös suodatusominaisuudet ja sitä kautta tapahtuva raportointi on sitä mitä on kaivattu, se tukee suunnattomasti kaikkea tekemistä.

-Koulutuksia on vielä tulossa. Yleisten koulutusten jälkeen, koulutukset jatkuvat kohdennettuina eri käyttäjäryhmille. Ilmassa on isoja odotuksia tähän mennessä koetun valossa. Koulutamme ennakoivaa ja eteenpäin katsovaa otetta, johon keskitymme jatkossa. Toivon, ja uskon kyllä, että odotukset projektisalkun osalta täyttyvät jatkossakin, lisää Laura.

Erityyppiset projektit sujahtavat vaivatta Thinking Portfolioon

Vaikka projekteja on vielä jonkin verran siirtämättä vanhasta järjestelmästä, Thinking Portfolioon on jo viety suuri määrä projekteja. Siitä huolimatta, että projektit ovat hyvin erityyppisiä, ne on saatu sopimaan Thinking Portfolion projektisalkkuun, esimerkiksi erilaisista rahoitusprofiileista huolimatta. Erilaisten rahoitusprofiilien tarkastelu ja vertailu tutkimus- ja kehittämisprojekteista yritysyhteistyöhön on sekin nyt sujuvampaa. Lisäksi epävarmuuden hallinta on parantunut projektisalkun resurssisuunnittelun avulla, luettelevat Laura ja Tuomas salkun tuomia edistysaskeleita.

-Suosittelemme kyllä Thinking Portfolion projektisalkkua muillekin tutkimuslaitoksille ja organisaatioille. Yksi merkittävimmistä toiminnallisuuksista salkussa on tulevaisuuteen liittyvän epävarmuuden mitallistaminen ja liittäminen muuhun tietoon mitä salkussa on. Näemme myös paljon mahdollisuuksia avoimessa ideahorrostamossa, jonne kertyy ituja tulevaisuuden projekteista.

Luonnonvarakeskuksen projektisalkkuasioista kertoivat Projektikeskuksen päällikkö Laura Kitti ja kehittämispäällikkö Tuomas Nummelin.