Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma otti helmikuussa 2014 käyttöönsä Thinking Portfolio -projektisalkun. Tähän mennessä salkkuun on viety vuoden 2014 ensimmäisen kvartaalin aikana käynnistyvät tai käynnissä olevat projektit. Pääpaino salkussa on IT-projekteilla, mutta mukana on myös muita liiketoiminnan kehitysprojekteja.
Thinking Portfolioon siirtyminen oli helppo askel
Kehityspäällikkö ja PMO:n vetäjä Katja Siekkeli kertoo Thinking Portfolion käyttöönottoprojektin alkaneen melko helposti. Projektisalkkua hallinnoitiin Varmassa aiemmin Excelillä, joten salkunhallintaan tarvittavat tiedot olivat jo tulleet tutuiksi
Thinking Portfolion käyttäjäystävällisyys ja visio salkunhallinnan kehittämisestä yhtenäisen sovelluksen avulla mahdollistivat sujuvan käyttöönottoprojektin.
Selkeitä hyötyjä on saatu jo lyhyen käytön aikana näkyviin
Eri toimijat ovat jo vajaassa kahdessa kuukaudessa saaneet parannuksia päivittäiseen työhönsä muun muassa tietojen helpon saatavuuden ja raportoinnin parantumisen ansiosta.
Projektipäälliköiden työssä uusi työväline on tuonut apua esimerkiksi raportointiin ja projektien tuntiseurantaan. Raportoinnista ja tuntiseurannasta vapautuva aika pystytään hyödyntämään muihin projektiin liittyviin tehtäviin ja projektin johtamiseen.
– Salkunhallinnan johtoryhmä ja ohjausryhmän jäsenet voivat milloin tahansa itse katsoa meneillään olevan tilanteen salkussa tai yksittäisissä projekteissa Thinking Portfolion raporttien ja näkymien avulla.
– Projektipäälliköille sovelluksen tuntikirjaus on huomattava parannus aiempiin käytäntöihin.
Projektipäälliköiden ja Varman johdon lisäksi osastojen päälliköt saavat helpotusta omaan työhönsä parantuneen resurssienhallinan myötä. Vaikka Thinking Portfolion resurssienhallintaominaisuuksien käyttö on Varmassa vielä alkuvaiheessa, ominaisuudesta nähdään saatavan runsaasti hyötyjä osastojen ja tiimien resurssisuunnittelussa.
Katja Siekkeli pystyy luettelemaan jo lyhyen Thinking Portfolio-käytön jälkeen selkeitä hyötyjä sovelluksen käytöstä Varmassa. Jatkossa hän uskoo Varman saavan lisäksi paljon apua Thinking Portfoliosta projektien keskinäiseen priorisointiin.
– Thinking Portfolion priorisointimallin käyttöönotto on meillä vasta alkamassa, mutta odotuksissa on reippaita hyötyjä vuosi- ja toimintasuunnitteluun.
– Thinking Portfoliosta tähän asti kokemiemme hyötyjen kolmen kärki on tuntikirjausten helpottuminen, resurssien hallinnan parantuminen ja lisäapu projektien priorisointiin.
Lisätietoja:
Katja Siekkeli
Kehityspäällikkö
Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma
Lataa juttu pdf-tiedostona: Varma-Thinking_Portfolio.pdf
