Laajojen ja monitahoisten organisaatioiden johtamista vaikeuttavat asiakasvaatimusten ja -odotusten ristiriitaisuus, tiedonkulun ongelmat ja osaajapula. Tuloksena on päällekkäisiä ja samoista resursseista kilpailevia hankkeita, joiden ajoitusta tai sisältöä ei ole mitenkään optimoitu. Tekemisen linkki ydintoiminnon strategiaan on usein epäselvä.

Salkunhallinta (Eng. Portfolio Management) on toimintamalli, joka yrittää vähentää nopearytmisen ja moniulotteisen johtamisen ongelmia. Salkunhallinta koostuu tiedosta, prosesseista ja rooleista. Salkkujohtamisessa on yksinkertaisimmillaan kysymys tuoton, panostusten ja riskien hallinnasta ja tasapainottamisesta.

Salkut ovat määrämuotoinen tapa kuvata resursseja ja hankkeita, joilla organisaatio toteuttaa strategiaansa. Salkku on siis työväline tietyn kokonaisuuden (esim. projektikokonaisuuden) hallintaan organisaatiossa.

Johtamissalkkuja on kolmea päätyyppiä:

1. Omaisuus- tai resurssisalkku sisältää esim. sovelluksia, osaamista tai prosesseja, joita organisaatio on saanut käyttöönsä kehittämishankkeilla ja investoimalla.
2. Projektisalkku sisältää käynnistystä odottavia, käynnistyneitä ja valmistuneita hankkeita ja niihin kuuluvia projekteja.
3. Kehittämissalkku sisältää kuvaukset organisaation tulevaisuuteen tähtäävistä kehittämisehdotuksista, ideoista ja skenaarioista (esim. kehittämisohjelmat).

Salkunhallinta tarkoittaa salkkutyökaluun kerätyn tiedon (esimerkiksi organisaation projektikokonaisuuden) hallintaa ja johtamista, kun taas projektinhallinnassa on kyse yksittäisen projektin johtamisesta.

Projektinhallinta tarkoittaa mm. projektin resursseista, aikataulussa pysymisestä sekä budjetista huolehtimista – siis sen varmistamista, että projekti toteutuu suunnitellusti ja sille asetetun tavoitteen mukaisesti.

Salkku on tehokkaan projektihallinnan työkalu. Sinne koostetaan kaikki oleellinen tieto visuaaliseksi ja helposti johdettavaksi kokonaisuudeksi.

Salkunhallinta tarkoittaa siis salkkuun kerätyn tiedon ylläpitoa, hallintaa ja johtamista.

Thinking Portfolion salkkumalleja ovat muun muassa Projekti-, Sovellus-, Riski-, Palvelu-, NPD tuotekehitys-, Sustainability-, Asiakkuus-, M&A-, Prosessi-, Compliance-, Mittari- ja Ideasalkku.

Useiden eri salkkujen hyödyntäminen rinnakkain on helppoa Thinking Portfolion Monisalkkuympäristö HUB:issa.

Kaikista eri salkkumalleistamme löytyy lisää tietoa Tuotteet-sivulta: https://thinkingportfolio.com/tuotteet/

Salkunhallinnasta on hyötyä organisaation eri tahoille:

Organisaation johdolle salkku on strategisen tason johtamisen, päätöksenteon ja viestinnän väline (ks. ”Mitä hyötyä (projekti)salkuista on johdolle?”).

PMO, Tietohallinto, Projektijohtajat ja muut projekteissa työskentelevät saavat salkusta ajantasaisen kuvan projektien tilanteesta. Salkku on siis tehokas työkalu paitsi projektikokonaisuuden johtamiseen, myös yksittäisen projektin hallintaan.

Muu organisaatio hyötyy salkusta esimerkiksi sen kautta tehtävän resursoinnin ansiosta, jonka avulla huolehditaan osaamisen jakautumisesta sekä yksittäisen työntekijän kuormituksesta. Lisäksi salkku toimii viestintäkanavana ajankohtaisista asioista.

Salkut tukevat tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Johto saa salkusta (ja suoraan sieltä tuotettavista raporteista) tiedon helposti ja visuaalisesti päätöksenteon tueksi.

Salkku avaa läpinäkyvän kuvan organisaation tilanteeseen, mahdollistaen paitsi tämän hetken tilanteen tarkastelun, myös tulevaisuuden ennakoinnin ja suunnittelun.

Ajantasaisen, validin ja määrämuotoisen tiedon ansioista organisaatio ja johto saavat valmiudet nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan sekä riskien analysointiin ja hallintaan.

Projektisalkku helpottaa organisaation johtoa myös resurssien hallinnassa ja allokoinnissa sekä budjetoinnissa ja toteutettavien projektien priorisoinnissa.

Projektien tulisi toteuttaa organisaation strategiaa, ja siksi salkku on strategisen tason johtamisen, päätöksenteon ja viestinnän väline.  

Hyvinvointialueilla toiminnan kehitys jatkuu, ja jokaisella hyvinvointialueella tullaan tarvitsemaan työkaluja muutosjohtamisen ja kehitystyön tueksi.

Kehitystä ja strategian mukaista toimintaa toteutetaan projektien kautta. Näitä projekteja, ja niiden muodostamaa projektikokonaisuutta (= hyvinvointialueen projektisalkkua) tulee pystyä hallitsemaan jollain välineellä.

Alkuvaiheessa hyvinvointialueen muutosjohtamisessa salkunhallinnan tarve on projektien ja investointien sekä sovellusten ja järjestelmien hallinnassa. Riskienhallinta ja ennakointi on näissä keskeinen näkökulma.

Salkunhallinnan työkalu tekee hallinnasta läpinäkyvää, nopeaa ja kokonaisvaltaista.

Hyvinvointialueiden tavoitteita ja lupauksia on palveluiden organisoiminen ja tuottaminen korkealla laadulla ja kustannustehokkuudella. Tähän salkunhallinta tuo tarvittavan näkyvyyden. Hyvin ajoitetut ja johdetut projektit säästävät hyvinvointialueen ja yhteiskunnan rahaa ja voimavaroja.

Työntekijälle riittää, että tieto tallennetaan kertaalleen yhteen paikkaan. Samoin tarvittava tieto löytyy ajantasaisena ja samassa formaatissa yhdestä työkalusta – tietoa ei enää tarvitse kaivella sähköposteista, Exceleistä tai lukuisista kansioista.

Viestintä on nopeaa suoraan salkusta tuotettavien raporttien ansiosta. Tiedon saa siis helposti välitettyä vaikkapa sähköpostin liitteenä.

Salkut antavat nopeasti tilannekuvan ja nostavat esiin mm. poikkeamat ja projektien haasteet, joihin täytyy puuttua. Salkut tukevat ennakointia ja ajoissa reagointia.

Thinking Portfolion salkkujen keskeinen osa on resurssisuunnittelu. Se on hyvinvointialueen henkilöstön jaksamisen edunvalvontaa. Näin varmistetaan, että osaaminen kohdennetaan oikein, eikä henkilöstö ylikuormitu.

Thinking Portfolio on perustettu vuonna 2001 liikkeenjohdon konsulttiyrityksenä. Tänään tarjoamme sekä konsultointia että työkaluja strategisen tason salkunhallinnan johtamiseen. Toimintamme keskiössä ovat alusta saakka olleet asiakkaat ja heidän toimintansa tarpeet. Thinking Portfolio® -palvelumme mahdollistaa muun muassa projektien, sovellusten, palveluiden, riskien sekä resurssien salkuttamisen tietoturvallisesti.

Tiivistä ja monialaista porukkaamme yhdistää halu yhdessä kehittymiseen sekä intohimo salkunhallintaan. Kaikki salkut tuotetaan Suomessa tietoturvallisesti. Lisäksi meillä on toimintaa Ruotsissa, Alankomaissa, Saksassa, Itävävallassa, Sveitsissä ja Sloveniassa. Ponnistamme siis Suomesta ja tähtäämme maailmalle. Nykyään Thinking Portfoliolla on yli 500 000 käyttäjää 50:ssä maassa.

Lue lisää meistä, ja katso yhteystietomme täältä: https://thinkingportfolio.com/yhtiosta/

Asiakkainamme on suuria ja keskisuuria yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita. Tuotteillamme on noin 500 000 käyttäjää 50 maassa. Moni pitkäikäinen asiakas on ollut mukana toiminnan alusta saakka.

Salkunhallinnan ja projektisalkunhallinnan hyödyt on tunnistettu erilaisissa organisaatioissa, myös julkisella sektorilla.

Projektisalkkuun luottavat mm.

• Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
• Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
• Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
• Keski-Uudenmaan hyvinvointialue
• Kymenlaakson hyvinvointialue
• Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
• Päijät-Hämeen hyvinvointialue
• Pirkanmaan hyvinvointialue
• Satakunnan hyvinvointialue
• Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
• Varsinais-Suomen hyvinvointialue

Julkissektorilla Projektisalkku on laajasti käytössä muissakin organisaatioissa. Salkun ovat valinneet esimerkiksi Vantaan kaupunki, Hämeen liitto ja useat yliopistot.

Lue asiakkaidemme tarinoita ja kokemuksia täältä: https://thinkingportfolio.com/asiakastarinat/.

Palvelumme tarjoaa monipuolisen ja nopean integroitavuuden eri taustajärjestelmiin. Ulkopuolisista järjestelmistä voidaan tuoda sekä viedä joustavasti tietoja esim. JSON- tai XML-muodossa hyödyntämällä Thinking Portfolion standardia REST API -rajapintaa.

Lue lisää integroitavuudesta lataamalla Thinking Portfolio Integraatioesite: https://thinkingportfolio.com/thinking-portfolio-on-integroitavissa-tarpeittesi-mukaan/

Thinking Portfolio eAcademy on oppimisympäristö oman osaamisen kehittämiseen.

eAcademyssa on suoritettavissa maksuttomia, selkokielisiä ja kaikille avoimia verkkokursseja salkunhallinnasta.

Tällä hetkellä eAcademyssä on suoritettavana Projektisalkunhallinnan verkkokurssi Käytännön projektisalkunhallinta sekä juuri julkaistu Riskisalkunhallinnan verkkokurssi.

Kurssit on suunniteltu sekä salkunhallinnan ensiaskeleita ottaville että jo salkkujohtamiseen perehtyneille.

Kurssien suorittaminen kestää tehtävineen noin kaksi tuntia.

Tutustu Thinking Portfolio eAcademyn kurssivalikoimaan ja suorita maksuttomia kursseja täältä: https://thinkingportfolio.com/thinking-portfolio-eacademy/

Thinking Portfoliolla on kaksi alustamallia: ONE-alusta sekä monisalkkuympäristö HUB.

Monisalkkuympäristö HUB tarkoittaa useamman salkun hyödyntämistä päätöksenteossa, johtamisessa ja viestinnässä. Alustalla on yksi tietokanta, jonka päälle voidaan parametroida erilaisia salkkuja, joiden tietomallit kytkeytyvät toisiinsa.

HUB-alustan kehitys lähti liikkeelle vuonna 2019. Ennusteemme ja arviomme on, että vuoden 2023 lopussa noin 80 % asiakkaidemme salkuista olisi siirretty HUB-alustalle.

HUB-alustan keskeisimpiä hyötyjä ovat mm.:

1. Keskitetty käyttäjähallinta
2. Keskitetty resurssihallinta
3. Keskitetty tuntikirjaus
4. Keskitetty tehtävähallinta (Kanban)
5. Keskitetty riskienhallinta
6. Keskitetty raportointi
7. Keskitetyt integraatiot HUB-alustalle

Lue lisää HUB-alustasta lukemalla blogi ”Näin hyödyt Thinking Portfolion HUB-alustasta” sekä lataamalla Multi-Portfolio Platform Whitepaper:

https://thinkingportfolio.com/nain-hyodyt-hub-alustasta/

https://thinkingportfolio.com/thinking-portfolio-multi-portfolio-platform/